Mannauður

Leiðarljós 

Leiðarljós mannauðsstefnunnar er kjörorð sveitarfélagsins - „Þú ert á góðum stað“.  
Markmið og leiðir 

Mannauðsstefnu Fjarðabyggðar er ætlað að mynda einfaldan og skýran ramma utan um hlutverk starfsmanna annars vegar og sveitarfélagsins sem vinnuveitanda hins vegar.  

Markmið stefnunnar er að starfsánægja, gagnkvæm virðing og samstaða ríki á vinnustöðum sveitarfélagsins.  

Markmið Fjarðabyggðar eru: 

• að ráða hæft og áhugasamt starfsfólk.
• að hjálpa starfsfólki að vaxa og dafna í starfi.
• að tryggja góða vinnuaðstöðu þar sem öryggi er í fyrirrúmi.
• að virðing og traust ríki milli starfsmanna og kjörinna fulltrúa.
• að starfsfólk auki þekkingu sína í starfi með fræðslu og endurmenntun.
• að starfsfólk geti samræmt fjölskyldulíf og starf.
• að þjónusta og samskipti starfsmanna og bæjarbúa séu til fyrirmyndar. 

Ráðningarferli 

• Laus störf og auglýsing þeirra 

Við auglýsingu lausra starfa þarf áreiðanleiki að vera tryggður. Kröfur til umsækjanda skulu liggja fyrir þegar starf er auglýst. Fram kemur í auglýsingu hvaða skilyrði umsækjandi þarf að uppfylla. Almennt skal auglýsa öll laus störf nema ákveðið hafi verið að færa starfsmenn til í starfi vegna starfsþróunar eða hagræðingar. Auglýsa ber stöður með hliðsjón af jöfnun kynjahlutfalls með því að hvetja bæði kynin til að sækja um.   

• Ráðningar 

Ætíð skal velja hæfasta umsækjanda í starf og skal ráðning tryggð með faglegu samræmdu ferli þar sem formlegt mat er lagt á umsækjendur út frá kröfum starfs. Við ráðningar skal vinna eftir gildandi jafnréttisáætlun. Við ráðningu ber að gæta hlutleysis og forðast að láta skyldleika, vensl, vináttu, eða stjórnmálaskoðanir ráða ákvörðun ráðningar þannig að vafi leiki á að hún sé fagleg.   

• Kynning og fræðsla nýrra starfsmanna 

Með góðri aðlögun og leiðsögn er tryggt að starfsmaður komist vel inn í starf og unnið sé skipulega að því að leiða hann inn í starfið. Lögð er áhersla á jákvætt viðmót og hjálpsemi gagnvart nýjum starfsmönnum. Stofnanir koma sér upp áætlun byggða á reglum um hvernig tekið er á móti nýjum starfsmanni.  

Laun og starfskjör 

• Launastefna  

Laun starfsmanna eru ákvörðuð í kjarasamningum stéttarfélaga og Samninganefndar sveitarfélaga. Fjarðabyggð sættir sig ekki við kynjabundin launamun. Það er stefna sveitarfélagsins að kjör starfsmanna séu samkeppnishæf við laun í öðrum sveitarfélögum. 

• Starfskjör

Stuðla ber að virkni starfsmanna bæði í leik og starfi með hvatningu og hvatagreiðslum, svo sem styrkjum. Starfsmönnum stendur til boða styrkir til líkamsræktar, íþróttaiðkunar og útivistar, námskeiða og náms. Sveitarfélagið leitast við að afla starfsmönnum eða starfsmannafélagi vildarkjara, sem tengjast innkaupum sveitarfélagsins.

Starfsáætlanir og árangursmat 

• Starfsáætlanir 

Í starfsáætlun hverju sinni skal horft til mannauðsmála og tryggt að fjármagni sé veitt til þeirra í fjárhagsáætlun hvers árs.  Fjárveitingar skulu taka tillit til eðlilegrar mönnunar stofnunar og þörf hennar til þróunar í mannauðsmálum. Sé mikið álag á stofnunum eða ef leysa þarf úr brýnum starfsmannamálum, skal leitast við að fjármagn sé tiltækt.

• Árangursmat 

Stofnanir sveitarfélagsins skulu meta árangur þannig að tekið sé mið af starfsáætlunum og aðstæðum í hverri stofnun. Mikilvægt er að fylgst sé með árangri starfsmanna og þeir fái endurgjöf á störf sín. Mælikvarðar skulu vera raunhæfir og stjórnandi fylgi eftir þeim áherslum, sem vinna þarf eftir til að tilskyldum árangri náist. Árangur stofnunar í heild á að vera reglubundið til umfjöllunar og settur fram með það að markmiði að vera hvetjandi 

Starfsþróun og fræðsla 

• Starfsþróunarsamtöl 

Lögð er rík áhersla á góð og opin samskipti stjórnenda og starfsmanna. Stjórnendum ber að veita undirmönnum virka endurgjöf og stuðning til að stuðla að vellíðan þeirra og árangri í starfi. Starfsmenn eiga rétt á starfsþróunarsamtali einu sinni á ári og skal yfirmaður hafa frumkvæði að því að boða til samtalsins á fyrsta ársfjórðungi.  

• Starfsþróun og símenntun 

Fjarðabyggð er framsækið þróunarsamfélag. Lögð er áhersla á að starfsmenn eigi kost á samfelldum starfsferli þar sem þekking og reynsla nýtist.  Starfsþróun er skipulögð með sí- og endurmenntun sem er við hæfi og gagnast starfsemi stofnunar og starfsmanni. Stuðla skal að framsækni stofnana með frumkvæði starfsmanna.   

Samskipti og upplýsingamiðlun 

• Ábyrgð starfsfólks gagnvart vinnuveitanda og samfélaginu 

Starfsmenn Fjarðabyggðar eru hluti af liðsheild. Þeim ber að rækja trúnað gagnvart sveitarfélaginu sem vinnuveitenda og virða valdamörk og boðleiðir. Góð þjónusta gagnvart íbúum er eitt meginmarkmið starfsins og ber að rækja þá skyldu af heilindum og með góðri framkomu.  Þá ber starfsmönnum að sýna gott fordæmi og gæta að orðspori sveitarfélagsins.  

• Liðsheild 

Fjarðabyggð styður við sameiginlega viðburði sem nýtast starfsmönnum sveitarfélagsins og hafa það markmið að efla liðsheild. 

• Samskipti á vinnustað 

Fjarðabyggð leggur áherslu á góð samskipti milli starfsmanna.  Starfsmenn Fjarðabyggðar skulu tileinka sér jákvæðni, beita virkri hlustun, sýna samstarfsmönnum gagnkvæma virðingu, koma fram við alla sem jafningja, stuðla að jöfnun ágreinings og hafa frumkvæði að lausn deilumála. Starfsmenn veita stuðning og hvatningu og forðast baktal og neikvæða umræðu. Einelti og áreiti er ekki liðið í stofnunum Fjarðabyggðar.  
 

• Boðleiðir og upplýsingastreymi 

Fjarðabyggð leitast við að upplýsa starfsmenn eins og frekast er kostur. Starfsmenn leiti almennt til næsta yfirmanns með beiðni um upplýsingar. Stjórnendur meta hvaða upplýsingar þurfa að berast starfsmönnum og leitast skal við að fá fram afstöðu starfsmanna til þess hvernig þeir vilja fá upplýsingar. Í því skyni skal til dæmis halda reglulega starfsmannafundi í stofnunum og halda fundargerðir um efni funda.  

Heilsa, öryggismál og vinnuvernd 

• Vinnuvernd, heilbrigðisstefna og öryggismál 

Það er sameiginleg ábyrgð stjórnenda og starfsmanna að skapa uppbyggilegan vinnustað. Stofnanir Fjarðabyggðar skulu bjóða upp á öruggt og heilsusamlegt starfsumhverfi þar sem í hvívetna er hugsað um heilbrigði starfsmanna.  Stofnanir vinna skipulega að öryggismálum í samræmi við áherslur sveitarfélagsins og lög og reglur Vinnueftirlits m.a. með kosningu og tilnefningu vinnuverndarfulltrúa. Fjarðabyggð leggur áherslu á að búa til hvata fyrir starfsmenn til að efla og viðhalda andlegri og líkamlegri velferð. Í því skyni eru starfsmenn styrktir.   

• Vinnustaðir án vímuefna 

Starfsmenn Fjarðabyggðar neyta ekki vímuefna á vinnutíma eða eru undir áhrifum þeirra við störf. Tóbaksreykingar eru ekki heimilar í og við stofnanir og í farartækjum í eigu Fjarðabyggðar. 

Jafnrétti og einkalíf 

• Jafnrétti 

Tryggja ber að starfsmönnum sé ekki mismunað á grundvelli kynferðis, kynhneigðar, þjóðernis, trúarbragða, stjórnmálaskoðana eða annarra þátta.  Unnið er eftir gildandi lögum og jafnréttisstefnu Fjarðabyggðar til að tryggja jafnrétti innan stjórnkerfis Fjarðabyggðar. Jafnréttisstefnur, sem stofnanir hafa sett sér, taki mið af sameiginlegri jafnréttisstefnu. Stofnanir leitist við að kynjahlutfall sé eins jafnt og verða má. Tryggð séu jöfn tækifæri starfsmanna til að þróast í starfi og jafn aðgangur að endurmenntun.

• Samþætting vinnu og einkalífs 

Fjarðabyggð leggur áherslu á sveigjanleika í starfi og ber að leitast við að verða við óskum starfsmanna þar um sé þess kostur. Starfsmenn skili almennt daglegu starfi á dagvinnutíma sé þess kostur og frí- og hvíldartíma ber að virða. Starfsmönnum af báðum kynjum er gert kleift að sinna fjölskylduhlutverki m.a. vegna lengri veikinda maka, náinna ættingja, aldraðra foreldra og langveikra barna. Þá skal starfsmönnum sem sinna ólaunuðum samfélagslegum verkefnum veittur sveigjanleiki, eftir því sem kostur er.  

Starfslokaferli 

• Lögð er áhersla á að vel sé staðið að starfslokum starfsmanna sem láta af störfum þó ástæður séu misjafnar. Næsti yfirmaður starfsmanns undirbýr starfslok með góðum fyrirvara. Til að hægt sé að greina ástæðu starfsloka skal yfirmaður leita eftir, við fráfarandi starfsmann, að tekið sé við hann starfslokasamtal. Góð framkvæmd starfsloka er mikilvægur þáttur í starfsferli starfsmanns og ber að vanda til þeirra allt eftir tilefni. Mikilvægt er að aðilar skilji af virðingu og í sátt. Starfsmaður skal láta af föstu starfi ekki síðar en síðasta dag þess mánaðar, sem hann verður sjötugur.   

Mælingar og eftirfylgni 

• Tryggja skal markvissar mælingar og skýra eftirfylgni með þáttum mannauðsstjórnunar m.a. með jafnlaunaúttektum, starfsánægjukönnunum og þjónustukönnunum meðal íbúa. 

Fjarðabyggð gætir fyllsta jafnréttis við ákvörðun launa og annarra starfskjara. Allt starfsfólk skal fá greidd jöfn laun og njóta sömu starfskjara fyrir jafnverðmæt störf. Skilgreining Fjarðabyggðar á launajafnrétti styðst við lög um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna nr. 150/2020.

Í 6. gr. Jafnréttislaga kemur eftirfarandi fram:

• Konum, körlum og fólki með hlutlausa skráningu kyns í þjóðskrá skulu greidd jöfn laun og njóta sömu kjara fyrir sömu eða jafn verðmæt störf.
• Með jöfnum launum er átt við að laun skulu ákveðin á sama hátt fyrir fólk óháð kyni. Skulu þau viðmið sem lögð eru til grundvallar launaákvörðun ekki fela í sér kynjamismunun.
• Starfsfólki skal ávallt heimilt að skýra frá launakjörum sínum ef það kýs að gera svo.

Til þess að framfylgja jafnlaunastefnunni skuldbindur Fjarðabyggð sig til að:

•  Innleiða, skjalfesta og viðhalda jafnlaunakerfi í samræmi við kröfur jafnlaunastaðalsins ÍST 85:2012.
• Vinna að stöðugum umbótum, eftirliti og viðbrögðum í samræmi við kröfur jafnlaunastaðalsins ÍST 85:2012.
• Fylgja öllum viðeigandi lögum, reglum og kjarasamningum sem gilda á hverjum tíma og staðfesta hlítingu við lög.
• Framkvæma innri úttektir og rýni stjórnenda árlega.
• Framkvæma launagreiningu að minnsta kosti árlega þar sem jafnverðmæt störf eru borin saman til að tryggja að kynbundinn launamunur sé ekki til staðar. Helstu niðurstöður skulu kynntar fyrir starfsfólki.
• Bregðast við óútskýrðum launamun með stöðugu eftirliti og umbótum þar sem þess er þörf.
• Kynna jafnlaunastefnu fyrir starfsfólki og hafa hana aðgengilega almenningi.

Sviðsstóri mannauðs- og umbótasviðs ber ábyrgð á jafnlaunakerfi Fjarðabyggðar og að það standist lög varðandi jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna.

Sveitarfélagið Fjarðabyggð vinnur með persónugreinanleg gögn um einstaklinga og vistar í upplýsingakerfum sínum. Fjarðabyggð leggur ríka áherslu á að tryggja, með margvíslegum hætti, trúnað, áreiðanleika, örugga og ábyrga meðferð upplýsinga í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga (persónuverndarlaga). 

Um er að ræða persónugreinanleg gögn er varða íbúa og starfsfólk sveitarfélagsins. Sveitarfélagið vistar og vinnur eingöngu með þau gögn sem nauðsynleg eru starfsemi síns vegna og heimilt er að vinna með samkvæmt lögum, samningum við aðila eða upplýstu samþykki einstaklinga og annarra þeirra sem að verkefnum koma. 

Sveitarfélagið hefur skipulagt vörslu og vinnslu allra gagna á þann veg að þau séu varin með tryggum hætti. Einungis þeir sem hafa til þess skilgreindar heimildir fá aðgang að viðeigandi gögnum. Þeir geta unnið með gögnin, uppfært, eða breytt. Óviðkomandi geta ekki skoðað gögnin. 

Gögnin eru afrituð og þannig tryggt að mikilvæg gögn séu ætíð til staðar og glatist aldrei. Jafnframt leitast sveitarfélagið ætíð við að tryggja réttleika gagna sinna. Komi í ljós að upplýsingar séu rangt skráðar, eru þær uppfærðar. 

Skipuð hefur verið öryggisnefnd sem hefur það hlutverk að fylgja eftir upplýsingaöryggismálum.  

Fjarðabyggð veitir einstaklingum, sem eftir því óska, aðgang að upplýsingum um þau persónugögn sem sveitarfélagið vistar og/eða vinnur með um einstaklinginn. 

Skipaður hefur verið persónuverndarfulltrúi sem m.a. tekur við beiðnum einstaklinga og setur þær í farveg þannig að unnt sé að svara einstaklingum innan ásættanlegs frests. 

Almennt um ráðningarferlið 

Ráðningarferli er nánari útfærsla á reglu um auglýsingu starfa og ráðningu starfsmanna hjá Fjarðabyggð.  Reglan er lýsing á ferli við ákvörðun um val umsækjanda um starf sem auglýst hefur verið.  Við ráðningar þarf jafnframt að gæta að ákvæðum stjórnsýslu- og upplýsingalaga. 

Með vönduðu ráðningarferli er stuðlað að auknum árangri og bættu umhverfi starfsmanna  með því að draga úr kostnaði og styrkja jákvæða ímynd sveitarfélagsins. 

Ráðningarferlið sjálft, s.s. gerð og birting starfsauglýsinga, vinna við meðhöndlun umsókna og viðtöl, auk þjálfunar á nýjum starfsmanni, er kostnaðarsamt. Kostnaðurinn verður auk þess enn meiri ef starfsmaðurinn veldur beinlínis skaða meðan hann starfar hjá sveitarfélaginu, t.d. með því að hafa skaðleg áhrif á vinnuandann og koma óorði á stofnun með slökum vinnubrögðum.  En það er ekki aðeins dýrt að ráða starfsmann sem ekki stendur sig, heldur kostar einnig sitt að hafna mjög hæfum umsækjendum.  

Óformleg viðtöl og meðmæli, eru ekki til þess fallin að greina á milli þeirra sem standa sig í meðallagi vel eða illa, og þeirra sem standa sig með afburðum. Því ber að vinna skipulega að mati umsókna og vinna mat út frá vel skilgreindum starfslýsingum og auglýsingum hvað varðar kröfur um hæfni.  

Ráðningarferlið og samskipti við umsækjendur hefur mjög mótandi áhrif á ímynd sveitarfélagins. Ein ástæða þess að hæfir umsækjendur hafna starfi sem þeim stendur til boða, er að illa er staðið að ráðningarferli. Umsækjendur sem fara í gegnum faglegt ráðningarferli fá hins vegar á tilfinninguna að borin sé virðing fyrir þeim. Þeir skilja við sveitarfélagið með jákvæða ímynd af því, jafnvel þrátt fyrir að þeim hafi verið hafnað.  

Faglegt ráðningarferli byggir á því að tími og vinna er lögð í að greina hvers konar starfsmanni sé leitað að. Viðtöl eru byggð á spurningum sem líklegar eru til að spá fyrir um árangur og markmið starfsmanns. Tekin eru stöðluð viðtöl við alla umsækjendur til að gæta réttlætis og til að niðurstöðurnar séu samanburðarhæfar. Þá eru niðurstöður viðtala og mat á reynslu og menntun borin saman á formlegum kvarða.  Meðmæli eru takmörkunum háð og ber ekki að reiða sig um of á þau og því getur verið gott að leita eftir upplýsingum, með samþykkis starfsmanns, út fyrir meðmælendahópinn.  Góð persónuleika- eða hæfnispróf geta styrkt matsferlið.  

Undirbúningur 

Áður en starfið er auglýst er starfslýsing yfirfarin og starfsauglýsing gerð.  Hafa ber í hug hvaða hæfni, reynslu og menntun er leitað eftir.  Samhliða er undirbúinn matsskali og spurningar sem spurt er í starfsviðtali.  Aflað er upplýsinga um launaflokk og launakjör samkvæmt kjarasamningi.  Upplýsingar um launakjör og starfslýsingu veitir mannauðs- og kjarateymi. 

 Auglýsing 

Starfið er auglýst samkvæmt reglum um auglýsingu starfa.  Vísað er til kjarasamninga sem gilda um starfið en hafa ber í huga að í ákveðnum störfum s.d. þeim sem taka laun eftir starfsmati, getur starfsmaður átt val á stéttarfélagi.  Auglýsa skal með hæfilegum fyrirvara og með þeim hætti sem eðlilegt telst hverju sinni, þó ekki skemmri en tvær vikur.  

Í auglýsingu skal koma fram lýsing á: 

• Stjórnskipun
• Verkefnum
• Starfshlutfalli
• Vinnutíma
• Kröfum til umsækjenda 
• Umsóknarfresti
• Kjarasamningi sem laun eru greidd eftir
• Hverjir veita upplýsingar um starfið
• Hvatning til beggja kynja að sækja um   

Frumvinnsla umsókna 

Við mat á umsóknum ber að yfirfara hvort umsækjendur uppfylla kröfur auglýsingar.   

Þær umsóknir sem ekki uppfylla kröfur eru settar til hliðar.  Flokka ber umsóknir eftir styrkleika þeirra og hverjir uppfylla best kröfur sem gerðar eru til starfsins.   

Viðtöl og mat 

Tekin eru viðtöl við umsækjendur sem uppfylla kröfur auglýsingar.  Mælt er með að rætt sé við umsækjendur til að yfirfara umsóknir og kalla eftir viðbótarupplýsingum.  Jafnframt séu umsækjendur sem ekki uppfylla kröfur upplýstir og þeim gerð grein fyrir að þeir falli utan þess hóps sem valið standi um.  Umsækjendum skal raðað til bráðabirgða upp eftir styrkleika umsókna.  Í framhaldi eru valdir þeir aðilar sem koma sterklega til greina og tekin viðtöl. Mælt er með því að viðmælendur séu ávallt einn af hvoru kyni.  Stuðst er við staðlaðan spurningarlista. Að afloknum viðtölum er gert bráðabirgðamat á niðurstöðu viðtals.  Í viðtali er leitast við að fá fram sýn starfsmanns á starfið ásamt bakgrunni.  Þá er falast eftir heimild til að kanna bakgrunn umsækjanda.  Fyrirmynd að matsskala og spurningum er hægt að fá hjá forstöðumanni stjórnsýslu eða mannauðs- og kjarateymi. 

Ákvörðun um ráðningu 

Að afloknum viðtölum er mat lagt á umsækjendur og matsskali uppfærður endanlega.  Þurfi að boða til viðtals að nýju, til að fá nánari upplýsingar, er mælt með að það sé gert. Því næst er farið yfir niðurstöður og hugað að rökstuðningi fyrir ráðningu. 

Ráðning 

Þeim umsækjanda sem kemur sterkastur út úr mati er boðið starfið.  Hafni hann starfi er gengið á röðina eftir styrkleika.  Gangi ráðning eftir er hafin nauðsynleg skjalagerð sbr. reglur um skil launagagna.  

1.gr. 

Starfsauglýsingar 

Laus störf hjá Fjarðabyggð eru auglýst á heimasíðu bæjarins. Stjórnunarstörf og sérfræðistörf eru einnig auglýst í öðrum miðlum eftir því sem við á.  Umsóknarfrestur skal vera hæfilegur og með þeim hætti sem eðlilegt telst hverju sinni, þó ekki skemmri en 2 vikur.  Í auglýsingu komi fram lýsing starfs, starfshlutfall, ráðningartegund, vinnutími, kröfur til umsækjenda, umsóknarfrestur, kjarasamningur sem laun eru greidd eftir og hverjir veita upplýsingar um starfið.   Í auglýsingu um starf hjá Fjarðabyggð skal koma fram hvatning þess efnis að konur jafnt sem karlar sæki um starfið.   

2. gr. 

Auglýsing lausra starfa 

Í fjárhagsáætlun hvers árs er gerð grein fyrir heimiluðum fjölda stöðugilda hverju sinni. Þegar starf losnar skal fara fram mat á þörf starfsins, endurskipulagningu þess eða tengdra starfa.  Liggi ekki til grundvallar nægar forsendur fyrir starfinu ber að leita hagræðingar innan hlutaðeigandi stofnunar eða skipuritsins í heild, starfið sameinað öðru, eða lagt niður. 

Eigi má auglýsa nýja stöðu nema fyrir liggi heimild í fjárhagsáætlun ársins.  Forstöðumenn stofnana geta sótt til bæjarráðs um auknar heimildir innan fjárhagsáætlunar ársins, að gefnum rökstuðningi sem sviðsstjóri viðkomandi sviðs samþykkir.  Gera skal grein fyrir kostnaði í rökstuðningi fyrir aukinni heimild.   Að jafnaði skal miðað við að umsóknir um fjölgun stöðugilda skuli afgreiddar í tengslum við gerð fjárhagsáætlunar.  

Auglýsa ber laus störf sem eru yfir 20% starfshlutfalli og fastráðið er í, nema ákveðið hafi verið að færa starfsmenn til í starfi vegna starfsþróunar eða hagræðingar.  Auglýsa ber stöður með hliðsjón af jöfnun kynjahlutfalls með því að hvetja bæði kynin til að sækja um.  Heimilt er að auglýsa tímabundnar afleysingastöður, með möguleika á framtíðarráðningu..  Tímabundin sumarstörf ber að auglýsa. 

3. gr. 

Heimildir til ráðningar án auglýsingar 

Ráða má án auglýsingar í tímabundið starf sem er tilkomið vegna leyfis til allt að 12 mánaða eða vegna veikinda til allt að 24 mánaða, sem og ef starfshlutfall er lægra en 20%.  

Einnig má ráða í starf án auglýsingar ef um er að ræða tímabundið starf til allt að tólf mánaða án möguleika á framtíðarráðningu. 

Þá er heimilt að ráða í starf án auglýsingar ef starfsmenn eru færðir til í starfi vegna skipulagsbreytingar, starfsþróunar eða hagræðingar.  Málefnalegar ástæður skulu liggja að baki ákvörðunum og ber að leggja til grundvallar skriflegan rökstuðning. Leita ber samþykkis viðkomandi sviðsstjóra vegna breytinga.  Tilfærslur í stjórnendastöður skulu staðfestar af bæjarstjóra.  Tilfærslur í stöður sem heyra beint undir bæjarstjóra, skulu staðfestar af bæjarráði.   

4. gr. 

Reglur um hlutleysi 

Aðilar sem ákvarðanir taka um ráðningu skulu hafa að leiðarljósi að gæta persónulegs hlutleysis og forðast að láta skyldleika, vensl, vináttu, eða stjórnmálaskoðanir ráða ákvörðun sinni.  Á sama hátt mega umsækjendur eigi gjalda þess sbr. lög 37/1993.  Ef slíkar aðstæður koma upp á forstöðumaður að vísa ákvörðun ráðningar til næsta yfirvalds.  Þetta gildir sérstaklega um þau tilvik þar sem einhver af umsækjendum um starf er skyldmenni forstöðumanns.   

5. gr. 

Meðferð umsóknar 

Umsókn um starf er ávallt meðhöndluð sem trúnaðarmál milli sveitarfélagsins og viðkomandi umsækjenda þar til umsóknarfrestur um starfið er runninn út, en þá er skylt að gefa upp nöfn og starfsheiti umsækjenda, skv. 7. gr. laga nr. 140/2012, sé eftir því leitað.  

6. gr. 

Umfjöllun umsóknar og val á umsækjanda 

Við umfjöllun umsókna ber að tryggja að viðkomandi uppfylli sem best kröfur sem gerðar eru til starfsins og ber þar að meta menntun, þekkingu, reynslu, hæfni o.fl.  Leita skal umsagnar um umsækjendur, yfirfara meðmæli og taka viðtöl.   Hafa skal sérstaklega í huga að umsækjendum sé ekki mismunað eftir kynferði, kynhneigð, stjórnmálaskoðunum, trúarbrögðum, þjóðerni eða öðrum þáttum sem fela í sér mismunun. Fatlaðir njóta forgangs til starfa skv. 32. gr. laga nr. 59/1992.  

7. gr. 

Ráðningar 

Farið er eftir lögum og kjarasamningum við ráðningu starfsmanna Fjarðabyggðar.  Allar ráðningar hjá Fjarðabyggð byggja á reglu um ráðningarferli. Í ráðningarferli ber að beita faglegu mati á hæfi umsækjanda sem hægt er að styðjast við vegna rökstuðnings fyrir ráðningu.  Það sama gildir um beitingu heimilda skv. 3. grein þessara reglna.  Um frágang skjala vegna ráðningar gilda reglur um skil launagagna.  

8. gr. 

Ráðningarheimildir 

Kveðið er á um ráðningu starfsmanna sveitarfélagsins í 5. kafla samþykkta sveitarfélagsins.  Bæjarstjóri er æðsti yfirmaður starfsliðs sveitarfélagsins og stofnana þess og er hann ráðinn af bæjarstjórn sbr. 63. gr.  Bæjarráð ræður starfsmenn í þær stöður sem heyra beint undir bæjarstjóra, samkvæmt skipuriti sveitarfélagsins, að fenginni tillögu bæjarstjóra. Sviðsstjórar og stjórnendur sveitarfélagsins ráða aðra starfsmenn eftir því sem skipurit segir til um. Bæjarstjóri staðfestir ráðningu næstu undirmanna sviðsstjóra. Forstöðumanni stofnunar ber að leita samráðs og upplýsa sviðsstjóra um ráðningu, nema á annan veg sé mælt í reglugerðum eða lögum.  

Fjarðabyggð stendur vörð um velferð og heilsu starfsmanna og hvetur til heilsueflingar, eins og sveitarfélaginu er frekast unnt. Fjarðabyggð vill tryggja heilsusamlegt og gott vinnuumhverfi og skýra stefnu í vinnuverndarmálum. 

Góð heilsa og vellíðan starfsmanna er sveitarfélaginu mikilvæg og skilar aukinni starfsánægju og minni veikindafjarvistum. Sveitarfélagið leggur áherslu á að starfsmenn leggi rækt við eigin heilsu og ástundi heilbrigt líferni. Með stuðningi og hvatningu til heilsueflingar leggur sveitarfélagið grunn að bættri andlegri og líkamlegri líðan starfsmanna. 

Fjarðabyggð tryggir öllum starfsmönnum starfsumhverfi sem fullnægir kröfum vinnuverndar um öryggi, hollustu og félagslega vinnuvernd. Starfsmenn Fjarðabyggðar leggja sitt af mörkum til að efla góðan starfsanda með jákvæðu viðhorfi, gagnkvæmri virðingu og umhyggju sem stuðlar að bættum árangri og þjónustu.  Starfsmenn hafna kynbundnu áreiti, kynferðisleg áreitni og ofbeldi og upplýsa stjórnanda og yfirstjórn um slíkt athæfi.

Stjórnendum ber að vera leiðandi í að hafa gott skipulag á vinnustað, tryggja öruggt og heilsusamlegt vinnuumhverfi auk virkrar stjórnunar fjarvista og stuðningi við sína starfsmenn.  Stjórnendur veiti árlega fræðsla um heilbrigð og eðlileg samskipti á vinnustað ásamt því að vinna í forvirkum aðgerðum sem sporna gegn kynbundnu áreiti, kynferðislegri áreitni og ofbeldi.  Þá sé gætt að því að vinnuvernd sé virk og í samræmi við lög og reglugerðir þar að lútandi. Vinnustaðir sveitarfélagsins skulu hafa áhættumat vegna starfsemi sinnar og framfylgja áherslum í öryggismálum, m.a. með reglubundinni skráningu atvika sem leiða eða gætu leitt til slysa eða félagslegrar vanlíðanar. 

Starfsmönnum sem lenda í langtíma veikindum eða slysum skal tryggð farsæl endurkoma til vinnu og lögð skal áhersla á sveigjanleika og aðlögun til að mæta aðstæðum þeirra s.d. með sveigjanlegum vinnutíma eða léttari störfum. Mikilvægt er að veikindum sé sýndur skilningur og haft sé samband við hlutaðeigandi þannig að tengsl hans rofni ekki við vinnustaðinn.  Starfsmenn upplifi sig þannig sem mikilvægan hlekk í starfseminni sem sveitarfélagið sækist eftir að fá til starfa að nýju. 

Markmið 

1. Fjarðabyggð vill auka lífsgæði starfsmanna jafnt í vinnu sem frítíma.
2. Fjarðabyggð vill viðhalda og auka starfsánægju og góðan starfsanda.
3. Fjarðabyggð vill efla þekkingu starfsmanna á leiðum til að bæta og viðhalda góðri heilsu.
4. Fjarðabyggð vill vinna að almennri heilsueflingu í því skyni að fækka veikindadögum og fjarvistum sem tengjast vinnutengdu álagi.
5. Fjarðabyggð vill stuðla að því að aðbúnaður og hollustuhættir á vinnustað séu eins og best verður á kosið.
6. Fjarðabyggð vill stuðla heilbrigðum samskiptum þar sem kynbundnu áreiti, kynferðislegri áreitni og ofbeldi er hafnað.
7. Fjarðabyggð vill hafa vinnustaði sína tóbaks- rafrettu-, áfengis- og vímuefnalausa.

Áhersluatriði

1. Líkamleg líðan og hvati til hreyfingar og útivistar.
2. Andleg líðan og unnið gegn álagi og streitu og óheilbrigðum samskiptum.
3. Áfengis-, tóbaks-, rafrettu og vímuvarnir. 

Framkvæmd 

1. Starfsmönnum verði boðið reglulega upp á heilsufarsmælingu.
2. Starfsmönnum verði boðið reglulega upp á fræðslu og samskipti og heilsufar.
3. Starfsmönnum verði árlega boðið upp á bólusetningu gegn flensu.
4. Starfsmenn verði hvattir til hreyfingar og þátttöku í heilsutengdum viðburðum.
5. Starfsmenn verði hvattir til að ferðast til og frá vinnu, gangandi eða hjólandi, eftir því sem kostur er.
6. Starfsmönnum standi til boða styrkir til íþróttaiðkunar og líkamsræktar, sem stuðli að bættri líðan og heilsu.
7. Starfsmönnum standi til boða sveigjanlegur vinnutími, þar sem því er viðkomið, til að stunda líkamsrækt og hreyfingu, t.d. í tengslum við hádegishlé.
8. Starfsmenn geta sótt tíma til lækna og heilbrigðissérfræðinga, án skerðingar á launum.
9. Starfsmenn hafa aðgang að trúnaðarlækni Fjarðabyggðar.
10. Starfsmönnum standi til boða aðstoð við að hætta að reykja.
11. Starfsmenn sem eiga við áfengis- og vímuefnavanda, fá stuðning í tengslum við meðferðarúrræði.
12. Vinnuaðstaða starfsmanna skal tekin út reglulega af þar til bærum aðilum.
13. Árleg séu teknar út sálfélagslegar aðstæður á vinnustað af sérfræðingum með öryggisfulltrúum (öryggisverði og öryggistrúnaðarmanni) og stjórnenda.
14. Áhættumat stofnunar sé árlega endurskoðað af stjórnanda og öryggisfulltrúum m.t.t. áhættu í starfsemi sem lýtur að líkamlegum og andlegum þáttum.
15. Stjórnandi vinnustaðar ásamt öryggistrúnaðarmanni og öryggisverði leggi tvisvar á ári formlega mat á vinnuaðstæður út frá öryggi og heilbrigði starfsmanna þ.m.t. sálfélagslegra þátta á vinnustaðnum.   
16. Þriðja hvert ár skal gerð heildstæð vinnustaðagreining fyrir stofnanir Fjarðabyggðar með það að markmiði að greina veikleika og styrkleika.
17. Stjórnendur meta reglubundið úrbótatækifæri hvað varðar starfsumhverfi og líðan starfsmanna.
18. Stjórnendur ásamt öryggistrúnaðarmönnum og öryggisvörðum hafi með sér náið samráð um mat á starfsaðstæðum. 

Reglur þessar eiga að vera lifandi og stjórnendur sem og starfsmenn, eiga reglulega að ræða efni hennar.  Kynna ber reglurnar fyrir nýliðum. 

I. kafli  

Heilsuvernd 

1.  gr. 
Yfirlýsing 

Allt starfsfólk Fjarðabyggðar á rétt á að komið sé fram við það af virðingu og umhyggju.  Einelti, kynbundið og kynferðislegt áreiti sem og ofbeldi er ekki liðið á starfsstöðvum sveitarfélagsins.  Sveitarfélagið grípur til viðeigandi aðgerða gagnvart þeim sem sannanlega leggja aðra í einelti, áreita eða beita ofbeldi og verða þeir látnir axla ábyrgð.  Ráðstafanir geta verið tiltal, áminning, tilflutningur í starfi eða uppsögn.  Alvarleg atvik verða hugsanlega kærð að höfðu samráði við þolanda. 

2. gr. 

Skilgreiningar 

Einelti er síendurtekin hegðun sem almennt er til þess fallin að valda vanlíðan hjá þeim sem fyrir henni verður, svo sem að gera lítið úr, móðga, særa eða ógna viðkomandi eða að valda honum ótta. Skoðanaágreiningur eða ágreiningur vegna ólíkra hagsmuna fellur ekki hér undir. 

Kynbundin áreitni er hegðun sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður, er í óþökk viðkomandi og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi og skapa aðstæður sem eru ógnandi, fjandsamlegar, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi fyrir viðkomandi.  

Kynferðisleg áreitni er hvers kyns kynferðisleg hegðun sem er í óþökk þess sem fyrir henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna. Hegðunin getur verið orðbundin, táknræn og/eða líkamleg.  

Ofbeldi er hvers kyns hegðun sem leiðir til, eða gæti leitt til, líkamlegs eða sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir henni verður, einnig hótun um slíkt, þvingun eða handahófskennda sviptingu frelsis. 

Óviðeigandi eða særandi ummæli í síma, tölvupósti og á samskiptasíðum á netinu geta flokkast sem einelti, kynferðisleg eða kynbundin áreitni. 

3. gr. 

Meginmarkmið 

• Að starfsfólk sýni hvort öðru umhyggju, virðingu og jákvæðni. Það hafi framsækni að leiðarljósi í daglegu starfi og sýni siðferðilega ábyrgð í samskiptum við samstarfsfólk. 
• Allt starfsfólk skal taka þátt í að skapa jákvætt vinnuumhverfi sem stuðlar að vellíðan á vinnustað og er laust við einelti, áreitni, ofbeldi og annað sem veldur vanlíðan. 
• Að Fjarðabyggð sé góður vinnustaður þar sem öllum líður vel. 
• Að starfsfólk sé meðvitað um hvað felist í einelti, kynbundinni eða kynferðislegri áreitni og ofbeldi og stuðli að því að fyrirbyggja slíkt á vinnustöðum bæjarins. 
• Að starfsfólk þekki boðleiðir til að geta brugðist við með réttum hætti. 
• Að starfsfólk sé meðvitað um málsmeðferð eineltis-, áreitnis- og ofbeldismála. 

4. gr. 

Réttindi og skyldur 

Stjórnandi ber ábyrgð á vinnustað þeim sem hann stjórnar, störfum sinna undirmanna og framfylgir þeim skyldum sem sveitarfélagið setur, m.a. hvað varðar vinnuvernd og áætlun um forvarnir, eðlileg samskipti á vinnustað og vellíðan sinna starfsmanna.  Stjórnanda ber að hafa frumkvæði að íhlutun ef hann hefur vitneskju um einelti, kynbundið eða kynferðislegt áreiti og ofbeldi. Fái stjórnandi vísbendingar um hegðun sem brýtur gegn reglunum vinnur hann málið að eigin frumkvæði áfram og hefur þá til hliðsjónar II. kafla reglnanna. Stjórnandi getur, í samráði við mannauðstjóra fengið utanaðkomandi aðila til að meta hvort um sé að ræða brot á reglunum.    

Starfsmaður sem telur sig hafa orðið fyrir eða hefur vitneskju um einelti, kynbundið eða kynferðislegt áreiti eða ofbeldi á vinnustað skal eftir atvikum upplýsa næsta stjórnanda, öryggistrúnaðarmann eða mannauðsstjóra. Tilkynning um brot á reglum þessum skal móttakandi tilkynningar upplýsa mannauðsstjóra um. 

5. gr. 
Áhættumat og  vinnuvernd 

Við gerð áhættumats stofnunar skal meta áhættuþætti eineltis, kynferðislegrar áreitni, kynbundinnar áreitni og ofbeldis á vinnustaðnum.  Skal þar m.a. horft til fjölda starfsmanna, aldurs þeirra, kynjahlutfalls, menningarlegs bakgrunns, uppruna, skipulags vinnutíma, vinnuálags, eðli starfa eða annarra þeirra þátta sem geta átt við.  Í því sambandi er meðal annars átt við áhættuþætti er varða hegðun á viðkomandi vinnustað hvort sem atvinnurekandi, stjórnendur og/eða aðrir starfsmenn geta átt hlut að máli. Jafnframt er átt við áhættuþætti er varða samskipti starfsmanna viðkomandi vinnustaðar við einstaklinga sem teljast ekki til starfsmanna vinnustaðarins en samskiptin eiga sér stað í tengslum við þá starfsemi sem fram fer á vinnustaðnum. 

6. gr. 
Áætlun og forvarnir 

Bendi niðurstöður áhættumats á að auknar líkur séu á einelti, kynferðislegri eða kynbundinni áreitni eða ofbeldi á vinnustað ber stjórnanda að gera áætlun um forvarnir þar sem meðal annars kemur fram til hvaða aðgerða skuli gripið til að koma í veg fyrir þess konar hátterni. Í því sambandi skal taka mið af öllum tiltækum upplýsingum, þar með talið niðurstöðum úr áhættumati. Markmiðið með áætlun um forvarnir er að draga úr þeirri hættu að aðstæður skapist sem leitt geti til eineltis, kynferðislegrar áreitni, kynbundinnar áreitni eða ofbeldis á vinnustað. 

II. Kafli 

Málsmeðferð og viðbrögð við 
 einelti, kynferðislegri eða kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustað 

7. gr. 
Viðbrögð og málsmeðferð 

Bregðast skal tafarlaust við formlegri ábendingu. Öll mál sem berast eru könnuð og fyllsta trúnaðar er gætt við meðferð mála og gagna til að vernda hagsmuni allra hlutaðeigandi. Málsmeðferð er skilgreind eftir formlegu ferli. Við meðferð máls skal stjórnandi eða aðrir aðilar sem um málið fjalla sýna varfærni og nærgætni í aðgerðum sínum með virðingu og einkahagi hlutaðeigandi starfsmanna í huga. Mikilvægt er  að veita ekki óviðkomandi aðilum upplýsingar um mál og tryggja að utanaðkomandi aðilar sem kunna að koma að meðferð máls geri slíkt hið sama.  Komi í ljós að tilkynning sé ekki á rökum reist þarf að útskýra ástæður þess en falskar ásakanir eru litnar alvarlegum augum 

Alla jafna skal æðsti stjórnandi vinnustaðar stýra rannsókn ásamt mannauðstjóra. Heimilt er að kalla til utanaðkomandi aðila ef stjórnendur meta að slíkt þurfi.    

8. gr.  
Tilkynningarferli 

Starfsmenn sem tilkynna um atvik geta leitað til næsta stjórnanda eða annarra stjórnenda á vinnustaðnum. Tilkynning skal vera skrifleg og undirrituð af starfsmanni sem tilkynnir og þeim stjórnanda sem tekur við tilkynningunni. Stjórnendum ber jafnframt að upplýsa mannauðsstjóra um allar slíkar tilkynningar.  

Einnig er hægt að leita til einhvers af eftirtöldum aðilum: 

• Öryggistrúnaðarmanns á viðkomandi vinnustað. 
• Öryggisvarðar á viðkomandi vinnustað. 
• Mannauðstjóra. 
• Bæjarstjóra. 

Bregðist næsti stjórnandi skyldu sinni eða hann er viðriðin mál er ávallt hægt að leita beint til mannauðstjóra.  Það sama gildir ef öryggistrúnaðarmaður og öryggisvörður sinna ekki máli. 

9. gr. 
 Greiningarvinna 

Greiningarvinna miðar að því að fá fram sem gleggsta mynd af öllum hliðum málsins. Þegar formleg tilkynning er komin fram þarf að upplýsa meintan geranda  um hana. Stjórnandi skal eftir atvikum stýra málsmeðferð, nema hann eigi beina eða óbeina aðild að máli. Þegar búið er að upplýsa meintan geranda  um kvörtun þarf að taka viðtöl við málsaðila.  

Meintum geranda skal vera gert kleift að kynna sér tilkynningu þolanda  í viðtali um tilkynninguna. Stjórnandi og öryggistrúnaðarmaður vinnustaðarins skulu taka viðtöl í samráði við mannauðsstjóra. Viðmælanda er heimilt að hafa með sér trúnaðarmann eða annan aðila. 

Ferill máls: Vinnsla hefst þegar mál kemur upp eða tilkynning hefur borist.   

1. Viðtal við þolanda til að yfirfara atvik og formlega tilkynningu. Þolanda er boðinn faglegur stuðningur. 
2. Viðtal við meintan geranda til að yfirfara atvik og gera honum grein fyrir stöðu mála. Meintum geranda er boðinn faglegur stuðningur. 
3. Nánari upplýsingaöflun ef við á sem getur falið í sér viðtöl við vitni,  
   samstarfsfólk og/eða stjórnendur. 
4. Skrifleg greinargerð um málavexti. 

10. gr.  
Lausnarvinna 

Aðeins er farið í lausnarvinnu séu brot metin af stjórnanda sem væg og allir aðilar eru sammála að fara þá leið. Lausnarvinna miðar að því að finna viðeigandi úrlausnir sem allir málsaðilar geta sætt sig við. Í vissum tilfellum þarf að leita til utanaðkomandi aðila við úrvinnslu mála, til dæmis ef þörf er á stuðningsviðtölum eða öðrum úrræðum. Ef aðilar eru ekki sáttir við þessa leið eða stjórnendur meta að hún sé ekki raunhæfur kostur þá er henni sleppt. 

Ef farin er lausnarleið þá eru skrefin eftirfarandi: 

1. Viðtal við málsaðila – ýmist saman eða sitt í hvoru lagi, allt eftir eðli málsins.  
2. Rætt er við stjórnanda vinnustaðarins og/eða næstu yfirmenn málsaðila eftir atvikum. 
3. Áætlun um framhaldið lögð upp í samráði við málsaðila og hlutaðeigandi tengda aðila. 
4. Sáttum náð og eftir atvikum skrifað undir sáttasamning. 
5. Eftirfylgni stjórnanda að lágmarki tvö samtöl með aðilum til að fylgja eftir sáttasamningi. 

11. gr. 
Eftirfylgni lausnarvinnu 

Eftirfylgni lausnarvinnu miðar að því að tryggja bætta líðan málsaðila og að koma í veg fyrir að einelti, áreitni, eða ofbeldi endurtaki sig. Stjórnandi á vinnustað ber ábyrgð á framvindu máls nema hann sé málsaðili en þá er mannauðsstjóri ábyrgur fyrir ferli.  

Innan eins mánaðar skal boða hvorn málsaðila fyrir sig á fund til að kanna stöðu mála. Komi í ljós að einelti, áreitni eða ofbeldi eigi sér þá enn stað skal funda með málsaðilum og ef ástæða er til taka málið upp að nýju og eftir atvikum að beita ákvæðum 12. gr. reglna þessara.  Niðurstöður eru skjalaðar. 

Eftir þrjá mánuði skal farið yfir stöðu málsins með hvorum málsaðila fyrir sig og ef allt er í eðlilegum farvegi telst málsmeðferð lokið. Ef einelti, áreitni eða ofbeldi er enn til staðar skal taka málið upp að nýju.  Niðurstöður eru skjalaðar. 

Óski málsaðilar eftir að fá skriflega staðfestingu á að málinu sé lokið af hálfu atvinnurekanda skal stjórnandi eða mannauðsstjóri verða við þeirri beiðni enda berist þeim slík beiðni innan sex mánaða frá því að hann upplýsti um málslok af sinni hálfu. 

12. gr. 
Áframhald á einelti, áreitni eða ofbeldis eftir að málsmeðferð lausnarvinnu lýkur 

Starfsmaður sem verður uppvís að því að leggja einhvern í einelti, áreita eða beita ofbeldi á annan hátt og heldur áfram uppteknum hætti þrátt fyrir að málsmeðferð teljist lokið, hvort heldur sem um er að ræða sama þolanda eða nýjan, má búast við að fá skriflega áminningu. Hafi starfsmaður fengið áminningu vegna áðurnefndrar hegðunar og haldi henni áfram má hann búast við að verða sagt upp störfum í samræmi við réttindi og skyldur starfsmanna sveitarfélaga. 

13.gr. 
Áminning eða uppsögn 

Ef stjórnendur telja að um sé að ræða brot í starfi og lausnarferill kemur ekki til greina er málsmeðferð í samræmi við ákvæði kjarasamninga um brot í starfi og reglur Fjarðabyggðar um meðferð brota í starfi, áminningar, frávikningar og uppsagnir. Kemur þá annaðhvort til áminningar eða ef brot er alvarlegt eða vera geranda/gerenda á vinnustað skaði vinnustaðinn í heild þá kemur beint til uppsagnar. Hafi gerandi/gerendur þegar fengið áminningu er brottrekstur næsta skref. 

14. gr. 
 Endurmat á vinnuaðstæðum og mat á árangri 

Í kjölfar máls skal stjórnandi í samráði við mannauðstjóra meta hvernig vinnuaðstæðum á vinnustað skuli háttað í framhaldinu þannig að dregið sé úr líkum á að aðstæður skapist sem leitt geti til eineltis, kynferðislegrar áreitni, kynbundinnar áreitni eða ofbeldis. Skal gripið til viðeigandi fyrirbyggjandi ráðstafana og reglubundið mat lagt á árangur þeirra ásamt því að áætlun og aðgerðir í vinnuvernd á vinnustaðnum eru endurskoðaðar. Mannauðstjóra skal tilkynnt um slíkt mat reglulega og endurskoðað áhættumat og forvarnir. 

15. gr. 
Upplýsingagjöf á meðan málsmeðferð stendur 

Stjórnandi skal meta hvernig vinnuaðstæðum á vinnustað skuli háttað meðan á meðferð máls stendur. Þá skal meta hvernig haga skuli upplýsingagjöf innan vinnustaðarins þ.m.t. til hlutaðeigandi starfsmanna og vinnuverndarfulltrúa. Þegar máli er lokið skal stjórnandi  senda öllum starfsmönnum tilkynningu um að málinu sé lokið af hans hálfu. Það má gera með tölvupósti til allra starfsmanna viðkomandi vinnustaðar.   

16. gr. 
Meðferð gagna 

Stjórnandi eða málsmeðferðaraðili skal skrá niður allt sem tengist meðferð máls og halda hlutaðeigandi starfsmönnum sem og vinnuverndarfulltrúa vinnustaðarins upplýstum meðan á málsmeðferðinni stendur, meðal annars með því að veita þeim aðgang að öllum upplýsingum og gögnum í málinu, að teknu tilliti til laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.  Móttekið mál er skráð í skjalakerfi bæjarins og flokkað sem trúnaðarmál. Öll gögn eru geymd í samræmi við skjalaáætlun og eru hluti af gögnum starfsmanns. 

17. gr. 
Önnur atriði 

Reglur þessar skulu vera aðgengilegar öllu starfsfólki, kynntar fyrir nýjum starfsmönnum og endurskoðaðar þegar þurfa þykir. 

Reglurnar eru unnar í samræmi við reglugerð nr. 1009/2015 um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum.  

Markmið 

Markmið samskiptastefnu Fjarðabyggðar er að eiga frumkvæði að skýrri og traustri upplýsingagjöf, og um leið að gera upplýsingar aðgengilegar og tryggi gagnsæi í stjórnsýslu, auk þess jafna aðgengi allra íbúa Fjarðabyggðar og annarra hagsmunaaðila að upplýsingum um starfsemi sveitarfélagsins.  Samskiptastefna inniheldur vefstefnu og stefnu um innri samskipti. Stefnan nær til allrar starfsemi sveitarfélagsins og tengir því saman ýmsa aðra stefnumótun er varðar upplýsingamiðlun og samskipti við bæjarbúa og fjölmiðla.  

Markviss miðlun upplýsinga og skýr viðmið um svörun erinda auðvelda aðhald í stjórnsýslunni, efla skilvirkt samstarf starfsmanna, bæta flutning frétta af starfsemi sveitarfélagsins og gera íbúum kleift að vera virkir þátttakendur í mótun samfélagsins. Um leið getur traust almennings til stjórnsýslunnar aukist.  

Upplýsingamiðlun  

Upplýsingar frá Fjarðabyggð skulu vera traustar og greinargóðar og að almenningur hafi greiðan aðgang að upplýsingum og gögnum sem varða stjórn og þjónustu sveitarfélagsins, afgreiðslu mála og annað sem snýr að hagsmunum íbúa. Veita skal notendamiðað aðgengi að upplýsingum eins og frekast er unnt. Upplýsingar skulu vera tiltækar á stafrænu formi svo fljótt sem auðið er, að því undanskildu þegar birtingu þeirra eru settar skorður skv. upplýsinga- og/eða stjórnsýslulögum, vegna persónuverndar, friðhelgi einkalífsins eða öryggis heildarinnar.  

Öll miðlun og meðferð upplýsinga skal vera hlutlaus og málefnaleg. Beiðnum um upplýsingar ber að svara og afgreiða eins fljótt og auðið er, þó með þeim takmörkunum sem lög kveða á um. Rangar upplýsingar skal leiðrétta hið fyrsta og biðjast velvirðingar eftir því sem við á. 

Við svörun og afgreiðslu allra erinda ber starfsfólki sveitarfélagsins að hafa í heiðri m.a. siðareglur, stjórnsýslulög og reglur um trúnað. 

Fjarðabyggð beitir meðal annars eftirtöldum aðferðum við upplýsinga- og kynningarstarf sitt: 

1. Með rafrænni miðlun – samkvæmt vefstefnu.
2. Með virkum fjölmiðlasamskiptum – fréttatilkynningar og önnur upplýsingagjöf til fjölmiðla.
3. Með auglýsingum – í dagblöðum, vefmiðlum, útvarpi, sjónvarpi, sérblöðum og tímaritum.
4. Með útgáfum – margvíslegt kynningarefni.
5. Með viðburðum – fundir, málþing, opnir fundir og ráðstefnur um mál sveitarfélagsins 

Óháð þeim miðlum sem notast er við hverju sinni  er lögð áhersla á vandað og fjölbreytt efni í formi texta, mynda, myndbanda, skýrslna og annarra gagna. 

Heimasíður 

Heimasíða Fjarðabyggðar, www.fjardabyggd.is, er mikilvægasta gáttin í miðlun upplýsinga og um leið andlit stjórnsýslunnar út á við. 

Allar heimasíður stofnana Fjarðabyggðar skulu lúta sömu kröfum um meðferð upplýsinga og rafrænt öryggi. Fylgja skal viðurkenndum öryggisstöðlum við meðferð gagna.  Ekki er heimilt að birta persónugreinanlegar upplýsingar eða upplýsingar sem spillt geta viðskiptahagsmunum. 

Íbúagátt 

Íbúagátt er rafrænt þjónustu- og heimasvæði íbúa og fyrirtækja sem er meginfarvegur fyrir afgreiðslu erinda til Fjarðabyggðar.   

Einstaklingar og lögaðilar skrá sig inn í gáttina með rafrænum auðkennum og geta þar sótt um ýmsa þjónustu á vegum sveitarfélagsins, fylgst með afgreiðslu erinda sinna og stöðu gagnvart sveitarfélaginu, svo sem umsóknum og álagningu gjalda. Kappkosta skal að afgreiðsla erinda sem berast í gegnum íbúagáttina sé hraðvirk, gagnsæ og skilvirk. Við móttöku erindis skal veita svar með upplýsingum um væntanlegan farveg og framvindu málsins. 

Ábendingagátt 

Ábendingagátt Fjarðabyggðar er ætlað að stuðla að bættri þjónustu, með skilvirku ferli ábendinga um það sem bæta má í þjónustu sveitarfélagsins, með einföldum samskiptum og tryggja góða svörun til íbúa við ábendingum. 

Ábendingar íbúa eru mikilvægar og eiga að komast með skýrum og skilmerkilegum hætti í réttan farveg. Íbúar eru hvattir til að láta vita um það sem betur má fara í þjónustu sveitarfélagsins. Öllum ábendingum er svarað og komið í viðeigandi úrvinnslu.  

Samfélagsmiðlar 

Fjarðabyggð nýtir samfélagsmiðla til að miðla fréttum og upplýsingum af heimasíðu Fjarðabyggðar í því skyni að auka dreifingu og sýnileika. Samfélagsmiðlar gegna vaxandi hlutverki í beinni þjónustu við hagsmunaaðila og eru í auknu mæli nýttir sem leið til gagnvirkra samskipta. Samfélagsmiðlar opna á ný tækifæri til kynninga, kannana og þar með til aukinnar lýðræðislegrar þátttöku sem stuðlar að samræðu og auknu flæði upplýsinga.  

Móttaka 

Móttaka Fjarðabyggðar er að Hafnargötu 2 og Búðareyri 2 (Fjölskyldusvið), á Reyðarfirði og er opnunartími þeirra  frá klukkan 10:00-16:00 

Byggðarmerki sveitarfélagsins 

Blái liturinn í byggðarmerki Fjarðabyggðar táknar himinn og haf en sá rauði táknar sólarupprás og sá hvíti fjöllin. 

Öll opinber gögn sem Fjarðabyggð lætur frá sér skulu auðkennd með byggðarmerki Fjarðabyggðar samkvæmt samþykkt þar að lútandi.  

Vefstefna  

Markmið 

Markmið vefstefnu Fjarðabyggðar er að tryggja markvissa miðlun upplýsinga á vefsíðum sveitarfélagsins og setja skýr viðmið um framsetningu þeirra. Tryggja skal fyrsta flokks þjónustu, gæði og áreiðanleika í miðlun upplýsinga. Enn fremur er markmið stefnunnar að öllum öryggiskröfum við miðlun upplýsinga sé fullnægt.  Þarfir notenda, aðgengi og efnistök skulu vera í forgangi þegar efni er unnið á vefsíður. Á heimasíðunni skal vera auðvelt að finna traustar og réttar upplýsingar og sækja notendavæna þjónustu. Hönnun og viðmót skal taka mið af þörfum notenda og helstu aðgengisstöðlum fyrir fatlaða. Í texta skal gæta að réttu málfari og stafsetningu og að nota auðskilið og hnitmiðað mál. Hugbúnaður og viðmót eiga að virka af öryggi, stöðugleika og þjónustugildi vefsíðna. Leitarvél á að vera einföld í notkun og skila traustum og ítarlegum niðurstöðum. 

Upplýsingar á heimasíðum sveitarfélagsins skulu vera:  

1. Áreiðanlegar og réttar 
2. Aðgengilegar 
3. Málfar sé skýrt og vandað  

Heimasíða Fjarðabyggðar  

Opinber heimasíða sveitarfélagsins, www.fjardabyggd.is, er mikilvægasta gáttin í miðlun upplýsinga og um leið andlit stjórnsýslunnar út á við.  . Á heimasíðu sveitarfélagsins ber að birta allar upplýsingar um þá þjónustu sem sveitarfélagið veitir íbúum. 

Á heimasíðu Fjarðabyggðar eru aðgengilegar: 

1. Upplýsingar um þjónustu og starfsemi sveitarfélagsins
2. Upplýsingar um helstu ákvarðanir, fundargerðir nefnda, reglur, gjaldskrár og samþykktir. 
3. Fréttir sem snerta starfsemi og málefni samfélagsins. 
4. Umfjöllun um veigamikla þætti í starfi Fjarðabyggðar. 
5. Tilkynningar stofnana sveitarfélagsins varðandi þjónustu eða þjónusturof. 

Ekki er heimilt að birta persónugreinanlegar upplýsingar eða upplýsingar sem spillt geta viðskiptahagsmunum. Á Fjardabyggd.is skal vera yfirlit yfir allar vefsíður Fjarðabyggðar og stofnanna þess. Úr þessu yfirliti skal vera hægt að fara beint á viðkomandi vefsíðu.  

Upplýsingar á heimasíðunni eru uppfærðar eins skjótt og frekast er unnt og tryggt að þær séu réttar. Heimasíður skulu undantekningarlaust vera merktar með heiti Fjarðabyggðar og byggðarmerki sveitarfélagsins.  

Ritstjórn og útlit 

Á forsíðu www.fjardabyggd.is birtast einvörðungu fréttir sem tengjast með beinum hætti starfsemi, þjónustu og því sem er að gerast í sveitarfélaginu. Stefnt skal að því að allar heimasíður Fjarðabyggðar fylgi samþykktum hönnunarstaðli Fjarðabyggðar hvað varðar útlit, litaval og leturgerð. Við ritun efnis skulu meginatriði sett fremst og setningar hafðar stuttar og markvissar. Lýsingarorð ber að spara og leitast við að hafa fyrirsagnir stuttar og lýsandi. Forðast skal sérhæft eða tæknilegt orðafar þar sem því verður við komið. Allar síður skulu hafa fyrirsagnir sem eru í takti við heiti á sjálfum síðunum. Þetta einfaldar leitarvélum að finna upplýsingar. Á öllum vefsvæðum á að vera einfalt fyrir notendur að finna netföng og/eða símanúmer til að koma á framfæri fyrirspurnum og athugasemdum. Höfundaréttarvarið efni, texti eða myndir, er ekki birt á vefsíðum Fjarðabyggðar nema með samþykki rétthafa og skal það þá tekið fram. Hafa skal í huga persónuverndarlög við birtingu mynda. 

Kennsla og ábyrgð 

Starfsmenn sem setja efni á heimasíður bæjarins skulu hafa fengið kennslu í notkun vefumsjónar-kerfisins og vera vel upplýstir um vefstefnuna og hönnunarstaðal Fjarðabyggðar. Upplýsingafulltrúi sinnir kennslu í notkun vefumsjónarkerfis sem notað er á léninu Fjardabyggd.is og undirvefjum þess. Sviðsstjórar og stjórnendur bera ábyrgð á að upplýsingar um starfsemi einstakra stofnana, deilda og sviða á heimasíðu sveitarfélagsins séu réttar.  Í því felst ábyrgð á eftirfylgni vefstefnunnar. 

Samfélagsmiðlar 

Fjarðabyggð nýtir samfélagsmiðla til að miðla fréttum og upplýsingum af heimasíðu sveitarfélagsins í því skyni að auka dreifingu og sýnileika. Mikilvægum upplýsingum er ávallt miðlað fyrst á heimasíðu bæjarins og birting á samfélagsmiðlum telst ekki formleg birting. Formleg samskipti um einstök mál fara ekki fram á samfélagsmiðlum. 

Fjarðabyggð miðlar upplýsingum á samfélagsmiðlum og með þeim hætti í samskiptum við íbúa og landsmenn alla. Samfélagsmiðlar eru einnig nýttir til að miðla upplýsingum og markaðssetja Fjarðabyggð á ferðamarkaði.  

Einstaka sviðum eða stofnunum er heimilt að halda úti síðum á samfélagsmiðlum í samráði við upplýsingafulltrúa gerist þess þörf. Þeim síðum þarf að sinna með reglubundnum hætti og skipa ber sérstakan ábyrgðarmann stofnunnar til að annast þær ásamt umsjónarmanni upplýsingamála. Þess skal gætt að fleiri en einn starfsmaður hafi umsjónaraðgang að síðunum en jafnframt að tilgreindum starfsmanni sé falin ábyrgð á hverri síðu fyrir sig.  

Einföldum fyrirspurnum sem berast í gegnum samfélagsmiðlasíður skal svara eins fljótt og auðið er. Flóknari spurningum ber að vísa til viðkomandi sviðs eða deildar þar sem samfélagsmiðlar eru ekki farvegur fyrir formleg samskipti um einstök mál.  

Öllum er frjálst að tjá sig málefnalega með því að rita athugasemdir við færslur á samfélagsmiðlum Fjarðabyggðar. Þannig er stuðlað að opnun skoðanaskiptum sem eru þáttur í auknu íbúalýðræði. Sveitarfélagið áskilur sér þó rétt til að fjarlægja tafarlaust athugasemdir sem fara út fyrir almenn velsæmismörk og beinast til dæmis gegn tilteknum einstaklingum, kynþáttum, trúarhópum eða kyni.  

Einstaklingar sem verða ítrekað uppvísir að því að fara yfir velsæmismörk í athugasemdum sínum eiga á hættu að vera útilokaðir frá samfélagsmiðlum Fjarðabyggðar án frekari viðvörunar. 

Facebook-síður stofnana Fjarðabyggðar er opinber vettvangur stofnana sveitarfélagsins en ekki vettvangur til að ræða afmörkuð pólitísk málefni, né málefni einstaklinga. Skal gæta að háttvísi og aðgæslu í allri umræðu. 

Innri samskiptastefna  

Stefnan er leiðarljós þeirra sem þurfa starfa sinna vegna að miðla efni og upplýsingum til starfsfólks. Hér er átt við upplýsingar sem þurfa að berast öllu starfsfólki. 

Tölvupóstur  

Markmið upplýsingapósta er að stuðla að góðu upplýsingaflæði til starfsfólks. Reynt er að halda póstunum í lágmarki og þeir eingöngu sendir á alla ef nauðsyn þykir. Dæmi um slíka pósta eru upplýsingar sem eðli síns vegna þurfa að berast hratt til alls starfsfólks. Í þeim tilvikum er það hlutverk bæjarstjóra, sviðstjóra, upplýsingafulltrúa eða mannauðsstjóra að leggja mat á mikilvægi póstanna. Póstur er sendur á þá aðila sem þurfa raunverulega að fá viðkomandi upplýsingar. 

Upplýsingapóstum á allt starfsfólk er reynt að halda í lágmarki og frekar notast við skjái og Workplace.